GESTÃO DE FLUXO DE PROCESSOS ACADÊMICOS NA DIAED E SEAED: ANÁLISE CRÍTICA DA TRANSIÇÃO DIGITAL, TELETRABALHO E PROPOSTAS DE OTIMIZAÇÃO NO FLUXO DE COLAÇÃO DE GRAU E EXPEDIÇÃO DE DIPLOMAS

Resumen

Este artigo analisa a gestão dos fluxos de processos desenvolvidos na Divisão de Assuntos Educacionais (DIAED) e no Setor de Assuntos Educacionais (SEAED) da Universidade Federal de Uberlândia (UFU). A pesquisa aborda a cadeia de procedimentos compreendida entre a análise da colação de grau e a fase imediatamente anterior ao encaminhamento para a expedição dos diplomas. O objetivo principal consiste em avaliar os impactos da migração do modelo analógico para o ambiente digital, com destaque para a implementação do diploma digital e a adoção do teletrabalho como estratégia de modernização administrativa. Para tanto, emprega-se uma abordagem qualitativa fundamentada na análise documental e em relatórios gerenciais internos produzidos entre os anos de 2025 e 2026, permitindo identificar as principais limitações e ineficiências existentes no fluxo original. Os resultados evidenciam que a digitalização eliminou gargalos relacionados ao trâmite físico de documentos, reduziu o tempo de processamento das demandas e tornou os procedimentos mais ágeis. Da mesma forma, verificou-se que o teletrabalho dos servidores técnico-administrativos não ocasionou prejuízos ao desempenho institucional; ao contrário, favoreceu o alcance das metas de produtividade ao minimizar interrupções no ambiente de trabalho e ampliar a concentração nas atividades analíticas. Apesar dos avanços obtidos, persistem oportunidades de aperfeiçoamento, especialmente quanto à conferência manual de históricos acadêmicos complexos e à necessidade de processamentos individualizados nos sistemas institucionais. Como proposta de melhoria, apresentam-se intervenções fundamentadas na Gestão de Processos de Negócio (BPM), na filosofia Lean e em ferramentas da qualidade, direcionando o fluxo para um modelo orientado pela governança, eficiência e comunicação organizacional. As ações sugeridas contemplam a reorganização da triagem por níveis de complexidade utilizando Kanban, a padronização e a prevenção de falhas mediante as metodologias SIPOC e Poka-Yoke, além da implantação de rotinas de homologação em lote estruturadas pelos planos 5W2H e pelos ciclos PDCA. Conclui-se que a modernização institucional fortalece a governança digital, reduz entraves burocráticos, amplia a previsibilidade operacional e consolida a DIAED e o SEAED como referências em inovação, eficiência administrativa, segurança documental e qualidade dos serviços prestados aos usuários.